Politique de confidentialité

MISE A JOUR : FÉVRIER 2024

La présente Politique de confidentialité décrit les traitements de données à caractère personnel opérés par EKINO (également désignée « la société » ou « nous »), société par actions simplifiée au capital de  296 000 Euros, €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de  Bobigny sous le n°509 512 760 , dont le siège social est situé 9 Rue de l’Ancien Canal à Pantin (93500), numéro de TVA intracommunautaire FR70509512760 , SIRET n°5095127600 0034, tel :  01 49 68 17 88, adresse email : contact@ekino.com, en sa qualité de responsable de traitement, dans ses relations avec « vous », candidat, client, prospect, contact, internaute, fournisseur, prestataire ou sous-traitant.

Votre vie privée est importante pour nous et nous y accordons une attention toute particulière. Nous respectons la confidentialité et nous engageons à protéger les données à caractère personnel recueillies à votre sujet. Cette politique de confidentialité décrit les informations que EKINO collecte à votre propos au moyen ou par l’intermédiaire, en tout ou partie, de notre site internet ou d’une de nos pages sur les réseaux sociaux et comment nous les traitons (cf. informations relatives aux modalités de collecte, de traitement et d’utilisation de vos données à caractère personnel). Cette politique de confidentialité précise également les droits que vous détenez sur vos données à caractère personnel en application des dispositions légales et réglementaires applicables.

Les salariés, mandataires, stagiaires et alternants d’EKINO sont invités à se reporter à la Charte Vie privée annexée au règlement intérieur de l’UES FULLSIX EKINO afin :

• De connaitre la manière dont leurs données à caractère personnel sont traitées par l’UES FULLSIX FRANCE et de leurs droits relatifs aux données à caractère personnel les concernant ;
• De connaitre les règles des traitements des données à caractère personnel traitées dans l’exercice de leurs fonctions.

Si vous avez des questions, commentaires ou des préoccupations concernant la présente politique, vous pouvez bien entendu vous adresser à notre délégué à la protection des données dont les coordonnées figurent infra au paragraphe « Quels sont vos droits et comment les exercer ? ».

1. Définitions

Outre les termes définis par ailleurs dans la présente politique, les termes suivants, dont la première lettre est écrite en majuscule, qu’ils soient employés au singulier ou au pluriel dans ladite politique, auront la définition suivante :

1.1       « Destinataire » : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de Données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

1.2       « Données à caractère personnel » : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après désignée « Personne concernée ») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

1.3       « Responsable du(de) traitement » : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement.

1.4       « Sous-traitant » : désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.

1.5       « Traitement » : désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de Données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

2. Quelle est notre rôle en matière de traitement de données à caractère personnel ?

2.1       EKINO exerce une activité d’agence de communication et accompagne ses clients pour imaginer, créer et déployer de nouveaux produits et services digitaux.

Pour en savoir plus sur notre société, cliquez ici.

2.2       La société EKINO exploite le site Internet accessible au public à l’adresse url suivante : www.u.ekino.com.

Ce site a vocation à mettre à disposition des internautes (c’est-à-dire à toute personne physique ou morale qui visite ou utilise ces sites, ci-après les « utilisateurs » ou « vous ») des informations permettant de découvrir l’activité et les services proposés par la société ainsi que ses actualités (événements, publications…).

Il propose en outre des fonctionnalités permettant aux utilisateurs de contacter la société (demande de contact, candidature spontanée ou réponse à une offre d’emploi …) et présente les services proposés par la société, les projets réalisés par cette dernière ou encore les collaborateurs travaillant au sein de la société.

La société administre également des pages présentant son activité et lui permettant de publier des contenus sur les réseaux sociaux et d’interagir avec les internautes (notamment sur LinkedIn, Instagram ou encore Twitter).

Lors de votre navigation et de vos interactions sur le site précité (ci-après désigné le « Site »), sur les pages administrées par la société sur les réseaux sociaux ou, de manière générale lors de vos interactions ou échanges avec la société, cette dernière peut être amenée à collecter et à traiter des Données à caractère personnel vous concernant, pour la gestion des activités qu’elle exerce et pour son propre compte, en qualité de Responsable de traitement.

Dans ce cadre, la société applique les principes définis par les dispositions légales et réglementaires en matière de protection des Données à caractère personnel, en particulier dans le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à caractère personnel (« RGPD »), et met en œuvre des procédures internes de gestion, de conservation et de sécurisation de vos Données à caractère personnel, que vous soyez candidat, salarié, client, prospect, contact, internaute, fournisseur, prestataire ou sous-traitant.

2.3       Lorsque nos clients nous demandent de traiter des Données à caractère personnel pour leur propre compte, selon des finalités et moyens qu’ils définissent, nous agissons à titre de Sous-traitant, dans le cadre d’un contrat spécifique, conclu à cet effet, étant précisé que la présente politique concerne exclusivement les Traitements de Données à caractère personnel mis en œuvre par la société en qualité de Responsable de traitement et non en qualité de Sous-traitant.

3. Quelles sont les modalités de collecte de vos données à caractère personnel ?

3.1       Vos Données à caractère personnel sont collectées directement auprès de vous, ou indirectement auprès de tiers.

3.1.1. En effet, vos Données à caractère personnel sont notamment collectées ou traitées en tout ou partie à l’occasion de votre navigation sur le Site et de la saisie par vos soins d’informations dans les formulaires de collecte de données y figurant, mais également plus généralement dans le cadre de demandes que vous pouvez être amenés à adresser à la société par tout moyen à votre convenance, de votre relation et de vos échanges avec la société, ainsi que lorsque vous vous connectez à un réseau social tiers à partir du Site, lorsque vous partager un contenu du Site au moyen de « boutons » proposés sur notre Site, ou encore à l’occasion de votre navigation sur l’une des pages de la société sur les réseaux sociaux.

De manière générale, vos Données à caractère personnel sont donc collectées directement auprès de vous dans les hypothèses précitées.

3.1.2. Toutefois, vos Données à caractère personnel peuvent également être collectées par l’intermédiaire de tiers (cf. collecte indirecte auprès de tiers).

En effet, les Données à caractère personnel que nous collectons et traitons vous concernant peuvent éventuellement être recueillies ou enrichies par nos soins, notamment à des fins de réalisation d’opérations commerciales, de communication, de sollicitation, de prospection ou de marketing, au moyen d’autres sources d’informations (réseaux sociaux, informations dites « publiques », sites internet, locations de fichiers, …).

Par ailleurs, s’agissant plus particulièrement des Données à caractère personnel traitées dans le cadre de nos opérations de recrutement, nous utilisons les informations que vous nous communiquez (ex : formulaire à cet effet sur le Site ou plus généralement informations mentionnées dans votre CV) que nous intégrons dans notre fichier de candidats (CVthèque). Toutefois, nous pouvons également être amenés à nous rapprocher de tiers (par exemple, agences de recrutement, précédents employeurs, maîtres de stage ou clients auprès desquels vous êtes intervenu dans le cadre de missions précédentes) ou à utiliser d’autres sources d’informations (notamment les réseaux sociaux professionnels, les cabinets de recrutement ou encore les sites spécialisés dans le recrutement) afin de recueillir des informations vous concernant en vue de l’étude de votre candidature ou de votre profil. En outre, et même en l’absence de candidature de votre part, nous pouvons être amenés, en particulier dans le cadre de nos opérations de veille et de recherche active de profils professionnels pouvant correspondre à nos offres de poste, à collecter des Données à caractère personnel auprès de tiers (par exemple, agences de recrutement ou de « chasseurs de têtes ») ou à utiliser d’autres sources d’informations (notamment les réseaux sociaux professionnels ou encore les sites spécialisés dans le recrutement) afin de recueillir des informations vous concernant en vue de vous proposer de postuler à une de nos offres de poste.

En outre, s’agissant des Données à caractère personnel relatives aux fournisseurs, celles-ci sont généralement collectées directement auprès de ces derniers. Toutefois, pour ce qui concerne les Données à caractère personnel des fournisseurs avec lesquels nous n’entretenons pas de relation contractuelle ou commerciale directe, leurs Données à caractère personnel peuvent nous être communiquées par l’intermédiaire de tiers, par exemple d’autres fournisseurs. De même, s’agissant des membres du personnel/contacts chez nos fournisseurs au sens large, nous pouvons être amenés à collecter de telles Données à caractère personnel par l’intermédiaire de tout fournisseur.

3.2       De manière générale, vous êtes informé(e) que :

• si le Traitement de vos Données à caractère personnel est nécessaire pour le respect de nos obligations légales ou réglementaires, la collecte desdites Données est obligatoire ;

• si le Traitement de vos Données à caractère personnel est soumis à votre consentement, la collecte desdites Données est totalement facultative (étant précisé que leur absence de communication pourrait toutefois avoir pour conséquence de nous empêcher a minima dans certaines hypothèses de mettre en œuvre le Traitement concerné) ;

• si le Traitement de vos Données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande, la communication desdites Données est nécessaire pour la poursuite de cette finalité et la société pourrait, en l’absence de communication de ces Données, être empêchée d’exécuter ses obligations contractuelles ou les mesures précontractuelles précitées ;

• si le Traitement de vos Données à caractère personnel a pour fondement la poursuite de nos intérêts légitimes, la communication desdites Données est nécessaire pour la poursuite de cette finalité, et l’absence de communication de vos Données pourrait ne pas nous permettre de mettre en œuvre le Traitement concerné ou y faire obstacle. A titre d’exemple, à défaut de renseignement des informations qui seraient nécessaires pour répondre à une demande de votre part (demande de renseignements, candidature,…), votre demande liée à cette collecte de Données à caractère personnel pourrait ne pas pouvoir être traitée ou son traitement retardé.

Si des formulaires de collecte de Données à caractère personnel (par exemple, formulaires intégrés sur le Site ou au sein de nos pages sur les réseaux sociaux, ou encore tout formulaire de collecte sous quelque format que ce soit que nous pourrions être amenés à mettre à votre disposition pour recueillir des informations vous concernant) impliquent la saisie de Données à caractère personnel obligatoires pour la mise en œuvre du Traitement associé, les champs concernés comporteront un astérisque et il vous sera précisé les éventuelles conséquences d’un défaut de communication de ces informations. En l’absence d’astérisque, les informations demandées sont facultatives.

3.3       Hors obligations légales particulières, ou précisions contraires dans la présente politique, nous ne collectons pas de Données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, de données génétiques ou biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, de données concernant la santé ou de données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

3.4       Données à caractère personnel de mineurs ou de majeurs protégés : nous attirons l’attention des personnes titulaires de l’autorité parentale de mineurs et des personnes chargées d’une mission de représentation dans le cadre d’une tutelle, d’une habilitation familiale ou d’un mandat de protection future, sur la nécessité de veiller à ce que les Données à caractère personnel des personnes vulnérables dont ils assurent la protection juridique ne soient pas diffusées ou d’une quelconque manière utilisées ou traitées hors de leur contrôle et de leur supervision. Le fait notamment qu’un mineur puisse légalement consentir seul à un Traitement de Données à caractère personnel en ce qui concerne l’offre directe de services de la société de l’information à compter (en France, cet âge étant susceptible de varier selon l’Etat de résidence de l’enfant) de l’âge de quinze ans ne limite pas le devoir et l’intérêt, pour les titulaires de l’autorité parentale, d’éduquer leurs enfants à l’importance du respect de leur vie privée et de leurs Données à caractère personnel.

De manière générale, l’utilisation du Site et des pages dédiées de la société sur les réseaux sociaux est réservée aux personnes majeures disposant de la capacité juridique, la société ne pouvant en aucun cas être tenue pour responsable de l’utilisation du Site ou de ses pages sur les réseaux sociaux par des personnes mineures ou incapables, et donc des conséquences pouvant en résulter notamment en matière de Traitement de leurs Données à caractère personnel.

Par exception, la société peut être amenée à traiter des Données à caractère personnel de mineurs d’au moins quinze ans lorsque ces derniers entrent en contact avec la société en vue de postuler à une offre d’emploi ou de stage par exemple.

4. Quelles sont les données collectées, pour quelles finalités de traitement et sur quels fondements ?

4.1       En notre qualité de Responsable de traitement, nous pouvons être amenés à mettre en œuvre des Traitements de vos Données à caractère personnel aux fins suivantes :

a. Gestion des demandes d’information et échanges avec la société, initiés via ou au moyen du Site ou des pages de la société sur les réseaux sociaux :

• Finalité :nous traitons vos Données à caractère personnel afin derépondre à toute demande qui nous est envoyée (demande de contact et/ de renseignement, de documentation type livre blanc, de participation à un événement / webinaire organisé par EKINO), notamment au moyen ou initiés via le Site ou via des interactions sur nos pages de réseaux sociaux (et, dans cette hypothèse, en ce incluant notamment la gestion, le traitement, le suivi et la modération de vos messages ou commentaires), et à assurer le traitement, la gestion et le suivi de telles demandes et des réponses à y apporter, et plus généralement à des fins de gestion de nos relations avec nos contacts.
• Données traitées : identité (civilité, nom, prénom), nom d’utilisateur (si la demande est initiée sur les pages de la société sur les réseaux sociaux), coordonnées (notamment numéro de téléphone ou adresse de courrier électronique), entreprise de rattachement, demande de contact, de renseignements ou de documentation et correspondances échangées.
• Base juridique : le Traitement de vos Données à caractère personnel dans ce cadre est nécessaire à la poursuite des intérêts légitimes de la société à répondre à vos demandes et plus généralement à assurer la gestion et le suivi de ses relations avec ses contacts.

b. Gestion de nos relations avec nos clients (relations précontactuelles, contractuelles et post-contractuelles) :

• Finalité : afin de gérer nos relations précontactuelles, contractuelles et post-contractuelles avec nos clients, nous collectons les Données à caractère personnel de nos clients et/ou de nos contacts chez nos clients pour assurer la gestion et le suivi des devis et propositions de services, de la conclusion et de l’exécution des contrats, des commandes, des livraisons, des factures, des paiements et transactions (en ce incluant la gestion des impayés et du contentieux), de la comptabilité associée, de la relation client au sens large, et en particulier la gestion et le suivi des comptes clients, , des réclamations, ou encore pour la réalisation et l’élaboration d’études, d’analyses, de reportings et de statistiques notamment commerciales.
• Données traitées : identité, coordonnées (adresse de courrier électronique, adresse postale, numéro de téléphone,…), entreprise de rattachement et fonction, détail des commandes, devis, données relatives aux paiements et moyens de paiement, données relatives aux transactions, données relatives au suivi des contrats et de la relation commerciale, données relatives aux factures.
• Base juridique : s’agissant des Données à caractère personnel des clients, un tel Traitement est par principe nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du client ou d’un contrat conclu avec ce dernier.
• Toutefois, pour ce qui concerne en particulier la gestion de la facturation et la tenue de la comptabilité associée, de tels Traitements peuvent résulter d’obligations légales de la société. Par ailleurs, les sous-finalités de ce Traitement liées à la gestion et au suivi de nos relations avec nos clients au sens large (en ce incluant notamment la gestion et le suivi des comptes clients, des impayés et contentieux, des réclamations, ou encore la réalisation et l’élaboration d’études, d’analyses, de reportings et de statistiques…) sont nécessaires à la poursuite de nos intérêts légitimes à assurer la gestion et le suivi de nos relations avec nos clients. Pour ce qui concerne les Données à caractère personnel des contacts chez nos clients, le Traitement est fondé sur nos intérêts légitimes à assurer la gestion et le suivi de nos relations avec nos clients au sens large, notamment en vue de l’organisation et de la bonne exécution des missions ou prestations qui nous sont confiées par ces derniers.

c. Organisation, gestion et suivi des formations et de l’activité de formation :

• Finalité : afin de gérer notre activité de formation, nous collectons les Données à caractère personnel de nos interlocuteurs chez nos clients, prospects ou plus généralement contacts, en ce incluant les personnes ayant vocation à assister / participer à ces formations pour assurer :
• l’organisation, la gestion et le suivi des formations que nous proposons (élaboration des catalogues de formation et des programmes des formations, organisation des sessions de formations, gestion, traitement et suivi des inscriptions, réalisation des formalités administratives avec les OPCA / OPCO en vue de la facturation / subvention de la formation le cas échéant, envoi des convocations, suivi des émargements, délivrance d’attestations de formation, gestion et suivi des évaluations et des questionnaires de satisfaction, réalisation de statistiques dans le cadre des bilans de satisfaction, réponses aux demandes de renseignements ou questions à aborder en formation ou suite aux formations,…) ;
• la gestion par la société de son activité en qualité d’organisme de formation (en ce incluant notamment la gestion et le suivi de la qualité, notamment en vue de l’obtention et/ou du maintien des référencements, labels, certifications, etc. appropriés).
• Données traitées :
• si vous êtes un participant inscrit à une formation : identité (civilité, nom, prénom, coordonnées), historique des formations suivies, vie professionnelle (poste/fonction occupé(e), désignation et coordonnées de l’employeur, date durée, lieu et objectifs de la/des formation(s) suivie(s)), informations d’ordre économique et financier (facturation des formations souscrites dont le prix, modalités de règlement, paiement, prise en charge le cas échéant par un OPCA/OPCO), commentaires des participants suite aux formations (cf. fiche d’évaluation), mais également questions/cas pratiques posés en amont ou après la formation par les participans ;
• si vous êtes un interlocuteur, ou plus généralement un contact, de la société chez un de ses clients ou prospects : identité (nom, prénom, coordonnées), poste/fonction occupé(e), désignation et coordonnées de l’organisme de rattachement et échanges avec la société ;
• Données traitées : identité, coordonnées (adresse de courrier électronique, adresse postale, numéro de téléphone,…), entreprise de rattachement et fonction, détail des commandes, devis, données relatives aux paiements et moyens de paiement, données relatives aux transactions, données relatives au suivi des contrats et de la relation commerciale, données relatives aux factures.
• Base juridique : s’agissant des Données à caractère personnel des clients, un tel Traitement est par principe nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du client ou d’un contrat conclu avec ce dernier.
• Toutefois, pour ce qui concerne en particulier la gestion de la facturation et la tenue de la comptabilité associée, de tels Traitements peuvent résulter d’obligations légales de la société. Par ailleurs, les sous-finalités de ce Traitement liées à la gestion et au suivi de nos relations avec nos clients au sens large (en ce incluant notamment la gestion et le suivi des comptes clients, des impayés et contentieux, des réclamations, ou encore la réalisation et l’élaboration d’études, d’analyses, de reportings et de statistiques,…) sont nécessaires à la poursuite de nos intérêts légitimes à assurer la gestion et le suivi de nos relations avec nos clients. Pour ce qui concerne les Données à caractère personnel des contacts chez nos clients, le Traitement est fondé sur nos intérêts légitimes à assurer la gestion et le suivi de nos relations avec nos clients au sens large, notamment en vue de l’organisation et de la bonne exécution des missions ou prestations qui nous sont confiées par ces derniers.Un tel Traitement de vos Données à caractère personnel par la société est fondé, en fonction des sous-finalités poursuivies, sur (i) l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie (cf. convention de formation) si vous agissez pour votre propre compte, (ii) les intérêts légitimes poursuivis par la société (gestion et suivi de ses relations, notamment commerciales, avec les participants aux formations, mais également avec ses clients, prospects et plus généralement contacts,…), ou encore sur (iii) le respect d’obligations légales et réglementaires qui s’imposent à la société en sa qualité d’organisme de formation.

d. Gestion des candidatures et du processus de recrutement :

• Finalité : Nous traitons des Données à caractère personnel vous concernant afin d’assurer :
  • le traitement, la gestion et le suivi des candidats, répondant à des offres d’emploi (CDD, CDI, alternant)ou de stage, ou nous adressant une candidature spontanéeou encore la veille et la recherche active de profils professionnels directement par EKINO, ou indirectement via un cabinet de recrutement, correspondant aux postes à pouvoir au sein de la société,
  • la réception, l’enregistrement, le classement ,  l’étude des candidatures (CV et lettre de motivations),
  • l’évaluation et la sélection de candidatures et de profils professionnels, notamment au moyen de la constitution d’un fichier de candidat (ou CVthèque), mais également de méthodes et de techniques d’aide au recrutement,
  • la convocation des candidats et la réalisation d’entretiens de recrutement (éventuellement par visioconférence) pour  apprécier l’aptitude du candidat et mesurer sa capacité à occuper l’emploi et ses aptitudes professionnelles, ainsi que la prise de décision en résultant (rejet de la candidature ou recrutement du candidat ou enregistrement en CVthèque) .
  • suite données à la candidature (type de contrat, offre, …)
  • Si votre candidature est retenue,  le traitement de vos données à caractère personnel aura alors pour finalité l’accomplissement des formalités juridiques obligatoires et ces données seront intégrées dans votre dossier du personnel pour la gestion administrative de votre contrat.

• Données traitées : Pour répondre à ces finalités, seules des informations personnelles strictement nécessaires à l’appréciation de votre capacité à occuper l’emploi proposé ou à la mesure de vos aptitudes professionnelles vous seront demandées pendant la phase de sélection. À cette fin, nous vous demanderons des données d’identité, de contact (adresse de courrier électronique, adresse postale,numéro de téléphone…), des données relatives aux formations et diplômes que vous avez obtenus, à vos expériences professionnelles, à vos compétences et aptitudes professionnelles en lien avec le poste proposé, toute information contenue dans votre CV et profil LinkedIn (notamment vos centres d’intérêt le cas échéant), lettre de motivation, book, rémunération actuelle et rémunération souhaitée. L’entretien peut se dérouler en visioconférence (ex : via teams) , dans ce cas les flux vidéo et son ne sont pas enregistrés, ainsi que les données techniques liées à la connexion (telles que l’identité des participants, la date et l’heure du début de la session, sa durée, etc.).  Nous pourrons être amenés sous réserve d’information ad hoc sur le déroulé et de leur importance dans la décision de recrutement, à mener des tests de savoir-faire ou savoir-être. Certaines informations peuvent être collectées par une source autre que vous. Ces sources indirectes sont la cooptation, ou encore les sites d’emploi/réseaux sociaux professionnels tels que LinkedIn, ces derniers sont responsables de traitement. La non-fourniture de ces données rendra impossible votre participation au processus de recrutement.
• Dans le cas où votre candidature serait retenue pour la conclusion d’un contrat, nous vous demanderons des informations et justificatifs nécessaires à l’accomplissement des formalités obligatoires. La transmission de ces informations conditionne la conclusion du contrat de travail pour les candidats retenus. En outre, la communication de certaines catégories d’information et justificatifs (état civil, domicile, numéro d’immatriculation à la sécurité sociale, régularité de séjour, etc.) a un caractère réglementaire pour les candidatures retenues. En conséquence, la non-fourniture de ces données rendra impossible la conclusion du contrat de travail.

• Base juridique :

• Il est précisé que vous disposez en tout état de cause de la possibilité de vous opposer à ces traitements ou de demander l’effacement des données de nos outils et que ces demandes de votre part n’emporteraient strictement aucune conséquence s’agissant du traitement et de l’issue de votre candidature (à l’exception du fait que nous ne pourrions plus vous contacter).

e. Gestion de nos relations avec nos fournisseurs, en ce incluant notamment nos prestataires et Sous-traitants :

• Finalité : afin de gérer nos relations avec nos fournisseurs, nous collectons des Données à caractère personnel concernant les personnes concernées suivantes : les fournisseurs avec lesquels nous entretenons une relation contractuelle ou commerciale directe et/ou les membres de leur personnel, et/ou les autres fournisseurs avec lesquels nous n’entretenons pas de relation contractuelle ou commerciale directe et/ou les membres de leur personnel, et/ou plus généralement nos contacts chez les fournisseurs précités. Ce Traitement a pour finalité la gestion des fournisseurs et/ou la gestion de nos relations avec ces derniers, en ce incluant notamment la gestion et le suivi de l’exécution des contrats, des commandes/des prestations confiées, des livraisons, des factures, des paiements et transactions, de la comptabilité associée, et en particulier la gestion et le suivi des comptes fournisseurs, de la relation fournisseurs au sens large et des réclamations ou contentieux éventuels.
• Données traitées : identité, coordonnées (adresse de courrier électronique, adresse postale, numéro de téléphone,…), entreprise de rattachement et fonction, détail des commandes, données relatives aux paiements et moyens de paiement, données relatives aux transactions, données relatives au suivi des contrats et de la relation commerciale, données relatives aux factures.
• Base juridique : s’agissant des Données à caractère personnel des fournisseurs avec lesquels nous entretenons une relation contractuelle ou commerciale directe, un tel Traitement est par principe nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à leur demande ou d’un contrat conclu par ces derniers avec la société. Toutefois, pour ce qui concerne en particulier la gestion des factures et la tenue de la comptabilité associée, de tels Traitements peuvent résulter d’obligations légales de la société. Par ailleurs, les sous-finalités de ce Traitement liées à la gestion et au suivi des relations de la société avec ses fournisseurs au sens large (en ce incluant notamment la gestion et le suivi des comptes fournisseurs, ou encore des réclamations ou contentieux éventuels, …) sont nécessaires à la poursuite des intérêts légitimes de la société à assurer la gestion et le suivi de ses relations avec ses fournisseurs. Pour ce qui concerne les Données à caractère personnel des autres personnes concernées (fournisseurs avec lesquels nous n’entretenons pas de relation contractuelle ou commerciale directe et/ou membres du personnel/contacts chez nos fournisseurs au sens large), le Traitement est fondé sur nos intérêts légitimes à assurer la gestion et le suivi de nos relations avec nos fournisseurs, notamment en vue de l’organisation et de la bonne exécution des missions ou prestations qui leurs sont confiées.

f. Respect des obligations légales et réglementaires (en ce incluant les obligations comptables, fiscales et administratives) liées à l’exécution des contrats conclus par la société, et plus généralement à l’activité de la société :

• Finalité : afin de nous conformer aux différentes obligations légales ou réglementaires qui nous incombent (notamment s’agissant de nos obligations comptables, fiscales, ou encore administratives) découlant de l’exécution des contrats commerciaux pour lesquels nous avons la qualité de partie et plus généralement de notre activité, nous traitons les Données à caractère personnel de nos contacts (en ce incluant notamment, mais pas exclusivement, nos clients, fournisseurs,…) pour la poursuite de cette finalité.
• Données traitées : identité, coordonnées, données relatives aux paiements et moyens de paiement, données relatives aux transactions, données relatives au suivi des contrats et des relations avec nos contacts, données relatives aux factures.
• Base juridique : un tel Traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales ou réglementaires (documents financiers, fiscaux et comptables notamment).

g. Prospection B to B et relations avec les journalistes/influenceurs par courrier électronique :

• Finalité : nous pouvons être amenés à traiter les Données à caractère personnel de nos clients, prospects, et plus généralement contacts B to B (cf. professionnels dont la profession est en rapport avec l’objet de la prospection adressée) aux fins de réalisation de nos opérations commerciales, de communication, de sollicitation, de prospection, de fidélisation ou de marketing (en ce incluant des opérations techniques de segmentation, ciblage, etc.) par courrier électronique, notamment en vue de leur adresser certaines informations à cette fin par ce moyen (à savoir : email, sms, mms) : proposition de produits et services susceptibles de les intéresser, informations sur nos actualités et/ou activités (cf. newsletters notamment), ou encore études, sondages, promotions ou enquêtes de satisfaction. Nous pouvons également être amenés à analyser la performance de nos campagnes de prospection au moyen d’informations dites de tracking relatives à vos actions à l’égard des courriers électroniques que nous adressons.
• Données traitées : identité, adresse de courrier électronique, fonction et entreprise de rattachement, données relatives aux actions réalisées dans les courriers électroniques (ouvertures, clics,…).
• Base juridique : un tel Traitement est mis en œuvre sur le fondement de nos intérêts légitimes à faire connaître nos produits et services sur le marché, et plus généralement de réaliser des opérations de prospection et de sollicitation au sens large, étant précisé que le destinataire de telles prospections dispose en tout état de cause du droit de s’y opposer à tout moment sans avoir à fournir de motif ou d’explication.

h. Prospection par voie postale ou téléphonique :

• Finalité : dans le cadre de la réalisation d’opérations commerciales, de communication, de sollicitation, de prospection, de fidélisation ou de marketing (en ce incluant des opérations techniques de segmentation, ciblage, etc.) afin de proposer à nos clients, prospects, et plus généralement contacts, des produits et services susceptibles de les intéresser, nous pouvons leur transmettre par voie postale ou par téléphone des informations ou documents de prospection, en ce incluant notamment des études, sondages, promotions, ou encore des enquêtes de satisfaction.
• Données traitées : identité, coordonnées.
• Base juridique : un tel Traitement est mis en œuvre sur le fondement de la poursuite de nos intérêts légitimes de faire connaître nos produits et services sur le marché, et plus généralement de réaliser des opérations de prospection, sachant que le destinataire de telles prospections dispose en tout état de cause du droit de s’y opposer à tout moment sans avoir à fournir de motif ou d’explication.

i. Organisation, gestion et suivi des jeux-concours :

• Finalité : à des fins promotionnelles ou publicitaires, des jeux-concours peuvent être organisés sur le Site ou sur nos pages de réseaux sociaux. Dans ce cadre, nous traitons des Données à caractère personnel vous concernant en vue de l’organisation et de la gestion de telles opérations.
• Données traitées : identité, coordonnées.
• Base juridique : de manière générale, le Traitement de vos Données à caractère personnel dans cette hypothèse est nécessaire pour l’organisation et la gestion des jeux-concours, et donc fondé sur l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie (cf. règlement de jeu).

j. Organisation, gestion et suivi des évènements :

• Finalité :nous pouvons êtes amenés à traiter des Données à caractère personnel vous concernant dans le cadre de la gestion et du suivi des évènements que nous proposons (organisation des interventions, gestion, traitement et suivi des inscriptions, réponses aux demandes de renseignements…).
• Données traitées : identité, coordonnées, fonction et entreprise de rattachement.
• Base juridique : de manière générale, le Traitement de vos Données à caractère personnel dans cette hypothèse est nécessaire pour l’organisation et la gestion des évènements, et donc fondé sur l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie (cf. contrat d’inscription à l’évènement).

k. Gestion des demandes d’exercice des droits des personnes concernées :

• Finalité : afin de nous conformer à nos différentes obligations légales et réglementaires en matière de protection des Données à caractère personnel, nous traitons les Données à caractère personnel vous concernant en lien avec cette finalité.
• Données traitées : réception des demandes, identité, coordonnées,  instruction et suivi des demandes, en liaison avec les services concernés,  historisation des demandes et réponses apportées aux demandeurs, élaboration de données d’activité (statistiques)Base juridique : un tel Traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales et réglementaires précitées.

l. Gestion et suivi des précontentieux et contentieux

• Finalité : un tel Traitement des Données à caractère personnel vous concernant est réalisé en vue :
  • de la gestion et du suivi des précontentieux et contentieux (commerciaux ou fournisseurs), en ce incluant notamment la préparation, l’exercice et le suivi des contentieux ainsi que l’exécution des décisions rendues ;
  • de la gestion et du suivi des actions ayant pour objectif la constatation, l’exercice ou à la défense d’un droit en justice (incluant, le cas échéant, l’exécution de la décision rendue).

• Données traitées : informations relatives aux personnes mises en cause, victimes, témoins, auxiliaires de justice mandatés dans le différend / dans la procédure (nom, prénom, coordonnées, date de naissance,…), historique des échanges avec la société (ex: courriers de relance, mises en demeure, écritures et pièces de la procédure,…), informations sur la situation financière, et mais également informations économiques et financières afférentes au différend et aux personnes mises en cause,…, et plus généralement toutes informations si celles-ci sont nécessaires au regard de l’objet du différend en ce incluant, le cas échéant, les données relatives à des condamnations pénales ou infractions ou mesures de sûreté, les faits litigieux à l’origine de la procédure, les informations, documents et pièces recueillis tendant à établir des faits susceptibles d’être reprochés (constat, témoignage, attestation, mise en demeure, compte rendu, « logs » extraits d’un outil de sécurisation des ressources informatiques, fiche de constat des faits, dépôt de plainte, certificat médical), les caractéristiques du contentieux (date de début et de clôture du litige, juridiction saisie, date de l’assignation, date d’audience, état de la procédure, nature et objet des demandes, griefs, argumentations, observations et avis des représentants légaux, date du jugement), la date, la nature, les motifs, les montants et éventuels échelonnements des condamnations, les commentaires relatifs à la description et au suivi de la procédure,…

• Base juridique : un tel Traitement de vos données à caractère personnel par la société est fondé sur les intérêts légitimes poursuivis par cette dernière visant à préserver / faire valoir ses intérêts et ses droits en justice, notamment en exécution des relations contractuelles avec ses clients, fournisseurs, contacts, participants à des formations,… Par ailleurs, dans le cadre de ce Traitement, des Données à caractère personnel dites « particulières » sont susceptibles d’être traitées pour les finalités précitées si elles sont strictement nécessaires à ces fins (par exemple : données concernant la santé, données relatives à des condamnations pénales ou infractions ou mesures de sûreté,…) et à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.

5. Qui sont les destinataires de vos données à caractère personnel ? Comment Partageons-nous vos données ?

5.1       Nous veillons à ce que seules des personnes habilitées au sein de la société (« les Accédants) puissent accéder à vos Données à caractère personnel lorsque cet accès est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions, à savoir notamment :

• Le personnel habilité du service marketing et de la communication, ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
• Le personnel habilité du service commercial, ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
• Le personnel habilité des services chargés de traiter la relation client et la prospection, ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
• Le personnel habilité des services administratif, financier et juridique ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
• Le personnel habilité des services de développement, de production et de maintenance, ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
• Le personnel habilité du service informatique, ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
• Le personnel en charge des projets, ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
• En matière de recrutement :
  • Les managers de la société qui proposent le poste  ou les managers qui peuvent être intéressés par une candidature émises auprès d’une entité spécifique ;
  • L’équipe des ressources humaines traitant les processus de recrutement localement dans les entités en France, ou hors Union européenne (Vietnam, Singapour, Etats-Unis) ;
  • Président et Directeur Général
  • .À l’achèvement du processus de recrutement, différents services pourront accéder aux informations personnelles du candidat utiles à l’exercice de leurs missions soit pour préparer son embauche (p. ex. : service chargé de la gestion du handicap pour adapter le poste en amont de l’embauche), soit pour gérer par la suite le candidat au plan des ressources humaines (p. ex. : service chargé de la paie, de la formation, service logistique pour la création d’un badge, direction des services informatiques pour déterminer les habilitations informatiques nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle).
• En cas de besoin lié au traitement de situations particulières, le service du délégué à la protection des données et le service juridique peuvent également accéder aux données, sous réserve que cela soit strictement nécessaire

5.2       Des Destinataires sont également susceptibles de recevoir communication de vos Données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non de tiers, à savoir :

• Le personnel habilité des services chargés du contrôle de notre société (commissaire aux comptes, services chargés des procédures (internes ou externes) de contrôle, organismes habilités à procéder à des contrôles notamment sociaux et fiscaux,…) ;
• Dans le cadre de la finalisation du processus de recrutement avec embauche du candidat, les informations nécessaires à l’assurance chômage, maladie, retraite, à la mutuelle d’entreprise, etc., peuvent être transmises aux organismes gestionnaires de ces prestations, qui sont des destinataires. Ainsi, la déclaration préalable d’embauche qu’EKINO doit accomplir, à certaines conditions, auprès des organismes de protection sociale, entraîne la transmission à ces organismes notamment des nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du candidat (s’il est déjà immatriculé).
• Le personnel de nos conseils ;
• Le personnel habilité des fournisseurs, en ce incluant notamment les prestataires et Sous-traitants, lesquels sont soumis à un contrat précisant leurs obligations ;
• Les partenaires, contractuels ou commerciaux, et sociétés tierces, en ce incluant notamment les éditeurs de réseaux sociaux, les éditeurs de sites internet tiers ou encore les éditeurs de cookies utilisés sur notre Site, par exemple pour la réalisation d’opérations de prospection, de communication, etc. ou encore dans le cadre de la gestion de notre marketing numérique. A cet égard, il est précisé pour mémoire que si vous postez des contenus divulguant vos Données à caractère personnel sur Internet, et notamment sur notre Site ou sur les pages des réseaux sociaux de la société, ces contenus peuvent bien entendu être accessibles à tout internaute ;

Les prestataires techniques ou autres intervenant dans le cadre d’activités ou de missions pour lesquelles un accès aux Données à caractère personnel est strictement nécessaire et/ou justifié. Cette catégorie de destinataires peut également inclure tout éditeur d’application ou d’outil qui serait utilisé(e) dans le cadre de nos activités, ou encore tout prestataire informatique ou de maintenance des outils et applications que nous utilisons et dans lesquel(le)s pourraient être traitées vos Données à caractère personnel ;

• Les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre notamment de leur mission de recouvrement de créances ;
• Le cas échéant l’organisme en charge de la gestion de la liste d’opposition au démarchage téléphonique ;
• Les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et le cas échéant les juridictions compétentes pour permettre la vente ou le transfert de tout ou partie de nos activités ou actifs, ou encore dans le cadre de la gestion et du suivi des précontentieux et/ou contentieux ;
• Nos assureurs ;
• Éventuellement, les entités du groupe auquel nous appartenons : HAVAS/VIVENDI, notamment en matière de recrutement ou pour participer à des projets globaux par exemple et dont certaines peuvent être situées en dehors de l’Union européenne. Dans ce cas, vous serez informé(e) de la nature des projets concernés et des entités impliquées, et si votre consentement est requis en application des dispositions légales ou réglementaires applicables en matière de protection des Données à caractère personnel, celui-ci vous sera préalablement demandé.

• Pour en savoir plus sur ces Destinataires et les flux de Données à caractère personnel pouvant être mis en œuvre dans ce cadre, ainsi que sur les garanties appropriées que nous mettons en œuvre pour assurer la protection desdites Données, nous vous invitons à vous reporter au paragraphe dédié aux transferts de Données hors Union européenne ci-après.

5.3       Nous pouvons par ailleurs être tenus de communiquer vos Données à caractère personnel en cas de demandes légitimes d’autorités publiques dans le monde entier, notamment pour répondre à des exigences en matière de respect du droit des Données à caractère personnel, de sécurité nationale, de lutte contre la fraude ou plus largement d’application de dispositions légales ou réglementaires. Vos Données à caractère personnel pourront donc notamment être communiquées à toute autorité habilitée à en connaître, en particulier en cas de réquisition en provenance des autorités judiciaires, policières ou administratives. Dans ces hypothèses, nous étudierons les dispositions locales applicables, la nature de la demande, ainsi que sa légitimité et la proportionnalité des informations demandées. Nous nous réservons enfin le droit de signaler aux autorités publiques les activités que nous considérons de bonne foi comme illégales et les abus présumés.

5.4       Il est précisé que les Destinataires visés ci-dessus ne sont pas forcément Destinataires de l’ensemble de vos Données à caractère personnel, mais uniquement de celles nécessaires à la finalité impliquant une telle communication.

6. Pour quelle durée conservons-nous vos données à caractère personnel ?

6.1       Sauf précision contraire, les durées de conservation de vos Données à caractère personnel que nous appliquons sont les suivantes :

a. Gestion des demandes d’information et échanges avec la société, initiés via ou au moyen du Site ou des pages de la société sur les réseaux sociaux : conservation pendant la durée nécessaire pour vous apporter une réponse à votre demande ;

b. Gestion de nos relations avec nos clients : conservation pendant la durée de nos relations, puis, sauf opposition de votre part, pendant une durée de trois ans à l’issue de votre relation contractuelle ou commerciale avec la société ou à compter de votre dernier contact à notre attention (demande en ligne, courrier électronique ou postal, appel téléphonique, clic dans un email à votre attention adressé par la société,…) pour une finalité de gestion de nos relations clients au sens large, ou encore de prospection B to B par courrier électronique (cf. ci-dessous) ;

c. Organisation, gestion et suivi des formations et de l’activité de formation : conservation pendant la durée nécessaire à l’organisation de la formation, puis, sauf opposition de votre part, pendant une durée de trois ans à l’issue de la formation ou à compter de votre dernier contact à notre attention (demande en ligne, courrier électronique ou postal, appel téléphonique, clic dans un email à votre attention adressé par la société,…) pour une finalité de gestion de nos relations avec nos contacts au sens large, ou encore de prospection B to B par courrier électronique (cf. ci-dessous) ;

d. Gestion des candidatures et du processus de recrutement : vos Données à caractère personnel sont conservées pour la durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement.

C.1.En cas d’issue négative de votre candidature :

• (i) Si nous souhaitons conserver les Données de votre candidature pour pouvoir reprendre contact avec vous dès lors qu’un poste en relation avec votre profil serait proposé, nous vous en informerons et conserverons en base active ces Données pendant un délai allant au plus jusqu’à deux ans à compter du mail informant de l’issue négative de votre candidature, sauf en cas de simple opposition de votre part .
•  (ii) Si nous ne souhaitons pas conserver les Données de votre candidature pour pouvoir reprendre contact avec vous ultérieurement, nous conserverons vos Données en base active pendant trois mois à compter de l’email qui vous sera adressé par la société indiquant que votre candidature n’est pas retenue et n’est pas conservée dans notre base de candidats afin que vous puissiez, dans cet intervalle, nous interroger éventuellement sur les motifs qui ont présidé à cette décision.
• Une fois la durée de conservation en base active expirée, les informations sont basculées en archivage dit intermédiaire pendant cinq ans  à compter de la clôture du process de recrutement à des fins probatoires en cas d’actions judiciaires engagées contre la société. Si votre candidature est retenue par la société (cf. embauche par la société), les informations vous concernant seront conservées plus longtemps, notamment à des fins de gestion administrative du personnel de la société et de gestion de la paie, conformément aux éventuelles exigences législatives ou réglementaires applicables et à la charte « vie privée » qui est annexée au règlement intérieur de notre société ;

• C.2 En cas de collecte indirecte et d’absence de candidature de votre part :
  • Si nous souhaitons conserver vos Données pour pouvoir reprendre contact avec vous dès lors qu’un poste en relation avec votre profil serait proposé, nous vous en informerons et conserverons en base active ces Données pendant un délai allant au plus jusqu’à deux ans à compter du mail d’accusé de réception d’absence de candidature, sauf en cas de simple opposition de votre part. En l’absence de candidature  ultérieure pendant cette période de deux ans et de décision de rejet de candidature, vos données seront supprimées. Dans le cas de candidature  ultérieure pendant cette période de deux ans et de décision de rejet de candidature, une fois la durée de conservation en base active expirée, les informations sont basculées en archivage dit intermédiaire pendant cinq ans  à compter de la clôture du process de recrutement à des fins probatoires afin de se prémunir notamment en cas d’actions judiciaires engagées contre la société. Si votre candidature est retenue par la société (cf. embauche par la société), les informations vous concernant seront conservées plus longtemps, notamment à des fins de gestion administrative du personnel de la société et de gestion de la paie, conformément aux éventuelles exigences législatives ou réglementaires applicables et à la charte « vie privée » qui est annexée au règlement intérieur de notre société 
  • Si nous ne souhaitons pas conserver vos Données pour pouvoir reprendre contact avec vous dès lors qu’un poste en relation avec votre profil serait proposé, nous supprimerons vos données dans un délai de trois mois, afin de conserver votre choix dans le cadre du poste en question, sauf en cas d’opposition de votre part.

e. Gestion de nos relations avec nos fournisseurs, en ce incluant notamment nos prestataires et Sous-traitants : durée de la relation contractuelle ou commerciale ;

f. Respect des obligations légales et réglementaires (en ce incluant les obligations comptables, fiscales et administratives) liées à l’exécution des contrats conclus par la société, et plus généralement à l’activité de la société : durée de l’exercice comptable en cours augmentée de six mois ;

g. Prospection B to B /relations journaliste/ influenceurs par courrier électronique ou par voie postale ou téléphonique : trois ans à compter de la collecte des Données à caractère personnel ou du dernier contact émanant de la Personne concernée (par exemple, pour un client, à compter d’une commande, du terme d’un contrat de prestations de services ou du dernier contact émanant du client et, pour un prospect, à compter du dernier contact émanant de ce dernier (demande en ligne, courrier électronique ou postal, appel téléphonique, ou encore clic dans un email à son attention adressé par la société,…)) ;

h. Compréhension et études de la navigation , incluant la réalisation et l’élaboration d’études, analyses, reportings et statistiques: durée du recueil du consentement pour les cookies de six mois  à compter du dépôt des cookies dans votre terminal, et jusqu’à 25 mois s’agissant des Données à caractère personnel collectées par ce moyen. Pour plus d’information, nous vous renvoyons à notre Politique Cookies dédiée ;

i. Organisation, gestion et suivi des jeux-concours : durée nécessaire à la mise en œuvre du jeu concours, à la désignation des gagnants, voire à la distribution des lots ;

j. Organisation, gestion et suivi des évènements : conservation pendant la durée nécessaire à l’organisation et au suivi de l’événement ;

k. Gestion des demandes d’exercice des droits des personnes concernées : Les données (la date de la demande, de la réponse, le motif et une copie de la réponse ) sont conservées l’année civile de la demande, plus cinq ans. Les pièces d’identité éventuellement transmises sont :

• – immédiatement supprimées en cas d’absence de recevabilité de la Demande ou lorsque la demande valablement adressée ne nécessitait pas la transmission d’une pièce d’identité ;
• – supprimées 1 an après réception de la demande dans les autres cas.

6.2       Il est précisé que vos Données à caractère personnel peuvent toutefois être conservées plus    longtemps que les durées précitées :

• soit après obtention de votre consentement ;
• soit, sous forme d’archives, pour répondre aux obligations légales et réglementaires éventuelles qui s’imposent à la société (par exemple dix ans pour ce qui concerne la conservation des documents et justificatifs comptables) ou encore pendant les délais légaux de prescription notamment à des fins probatoires (cf. de manière générale, cinq ans pour ce qui concerne le délai de prescription de droit commun en matière civile, six ans pour ce qui concerne le délai de prescription de droit commun en matière de délit pénal ou encore deux à cinq ans en matière de droit du travail) ou d’opposition (cf. 15 mois pour les données de cartes de paiement ayant été utilisées pour la réalisation d’une transaction par exemple).

6.3       En cas de précontentieux initié avant le terme des durées ci-dessus et qui nécessiterait la conservation des Données à caractère personnel notamment en vue de la constatation, de l’exercice ou de la défense des droits de la société, ces dernières seront conservées jusqu’au règlement amiable du litige (en ce incluant son exécution le cas échéant), ou, à défaut, seront supprimées dès la prescription de l’action en justice correspondante.

En cas de contentieux / procédure, notamment judiciaire, initié avant le terme des durées ci-dessus et qui nécessiterait la conservation des Données à caractère personnel notamment en vue de la constatation, de l’exercice ou de la défense des droits de la société, ces dernières seront conservées pendant la durée de ladite procédure et jusqu’à ce que les voies de recours ordinaires et extraordinaires ne soient plus possibles contre la décision rendue. Les décisions prononcées pourront être conservées par la société jusqu’à la complète exécution de la décision, voire à titre d’archives définitives.

7. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

7.1       Vous bénéficiez, selon les conditions et modalités et dans les limites définies par les dispositions applicables en matière de protection des Données à caractère personnel, des droits suivants :

Droit d’accès : vous pouvez obtenir la confirmation que des Données à caractère personnel vous concernant sont traitées ou non par la société et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites Données à caractère personnel, ainsi que certaines informations relatives aux Traitements de vos Données à caractère personnel ;

• Droit de rectification : vous pouvez solliciter la correction de vos Données à caractère personnel que vous estimez incomplètes ou inexactes ;
• Droit à l’effacement : vous pouvez dans certaines hypothèses solliciter l’effacement de vos Données à caractère personnel ; ce droit à l’effacement n’est pas applicable aux traitements dont la base légale est le respect d’une obligation légale ;
• Droit à la limitation du Traitement : vous pouvez demander la limitation du Traitement de vos Données à caractère personnel, vous permettant de demander dans certaines hypothèses le marquage de vos Données à caractère personnel afin d’en limiter le Traitement futur ;
• Droit à la portabilité de vos Données à caractère personnel : vous avez le droit dans certaines hypothèses et sous certaines conditions de demander à recevoir les Données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies ou, lorsque cela est possible techniquement, à ce qu’elles soient transférées à un tiers, dans une forme lisible par machine ; ce droit à la portabilité n’est pas applicable aux traitements dont la base légale est l’intérêt légitime ou le respect d’une obligation légale ;
• Droit de retirer votre consentement si le Traitement est opéré sur la base légale de votre consentement ;
• Droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (cnil.fr) ou « Cnil » de toute éventuelle réclamation si vous estimez que le Traitement de vos Données à caractère personnel n’est pas effectué conformément aux dispositions applicables en matière de protection des Données à caractère personnel ;
• Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement ou à la communication de vos Données à caractère personnel après votre décès. A cet égard, en cas de décès qui serait porté à notre connaissance, sachez que vos Données à caractère personnel seront supprimées, sauf nécessité de conservation pendant une durée déterminée pour des motifs tenant à nos obligations légales et réglementaires et/ou aux délais légaux de prescription visés supra, après le cas échéant avoir été communiquées à un tiers éventuellement désigné par vos soins.

Par ailleurs, vous bénéficiez, dans certaines hypothèses et sous certaines conditions, d’un Droit d’opposition par lequel vous pouvez vous opposer au Traitement de vos Données à caractère personnel pour des motifs liés à votre situation particulière, sachant qu’en cas de prospection, en ce incluant les opérations de profilage qui seraient liées à une telle prospection, vous disposez d’un droit d’opposition absolu. Ce droit d’opposition n’est pas applicable aux traitements dont la base légale est le consentement, l’exécution du contrat ou le respect d’une obligation légale.

7.2       Vous pouvez exercer vos droits auprès de notre délégué à la protection des données i) par email à l’adresse suivante : dpo@ekino.com ou ii) par courrier postal à l’adresse suivante :  EKINO – Délégué à la protection des données – 9 Rue de l’Ancien Canal – 93500 Pantin. En toutes hypothèses, en cas de doute raisonnable quant à l’identité de la personne présentant une telle demande d’exercice de ses droits, la société pourra toujours demander que lui soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l’identité de la Personne concernée et demander à cette fin, lorsque la situation l’exige, la photocopie d’un titre d’identité portant la signature du titulaire.

Nous vous répondrons dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, nous pourrons prolonger ce délai de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes, et nous vous en informerons spécifiquement.

7.3       Nous vous précisons qu’en application des articles L.223-1 et suivants du Code de la consommation, vous pouvez, si vous êtes un consommateur, vous opposer à tout moment à être démarché par téléphone, en vous inscrivant gratuitement sur le site « www.bloctel.gouv.fr ».

8. Comment sont sécurisées vos données à caractère personnel ?

8.1       La société met en place des mesures de sécurité organisationnelles et techniques adaptées , au regard notamment des catégories de Données à caractère personnel traitées, de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités des Traitements ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, pour protéger vos Données à caractère personnel contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés, et plus généralement pour préserver la sécurité et la confidentialité desdites Données à caractère personnel et garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

En raison des difficultés inhérentes à l’exercice d’une activité sur internet et des risques, que vous connaissez, résultant d’une transmission de données par voie électronique, la société ne saurait toutefois être tenue à une obligation de résultat.

En cas de survenance de difficultés, la société fera ses meilleurs efforts pour circonscrire les risques et prendra toutes les mesures adéquates, conformément à ses obligations légales et réglementaires (actions correctrices, information de la Cnil et le cas échéant des personnes concernées, …).

8.2       Lors de l’élaboration, de la conception, de la sélection et de l’utilisation de nos services proposés sur le Site qui reposent sur le Traitement de Données à caractère personnel, la société prend en compte le droit à la protection des Données à caractère personnel par défaut et dès leur conception (cf. principes dits de « Privacy by design and by default »).

8.3       L’accès aux Données caractère personnel vous concernant est limité à nos collaborateurs ou partenaires, et plus généralement Destinataires visés supra, qui sont habilités et qui ont besoin de les connaître dans le cadre de l’exécution de leurs missions. Tous les salariés ayant accès à vos Données à caractère personnel sont liés par une obligation de confidentialité et s’exposent à des sanctions s’ils ne respectent pas ces obligations.

8.4       En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un Traitement de Données à caractère personnel, la société impose contractuellement à ses Sous-traitants des garanties de sécurité et notamment de confidentialité s’agissant des Données à caractère personnel auxquels ils peuvent avoir accès (mesures techniques et organisationnelles appropriées de protection de ces Données).

9. Vos données à caractère personnel sont-elles transférées hors union européenne ?

9.1       Vos Données à caractère personnel sont traitées préférentiellement dans l’Union européenne.

9.2       Dans le cadre des finalités précitées, certaines de vos Données à caractère personnel peuvent toutefois être transférées vers des entités tierces établies dans des pays situés en dehors de l’Union européenne (ex : entités du groupe HAVAS VIVENDI, Sous-traitants de la société intervenant dans le cadre des Traitements précités, votre entreprise de rattachement si elle est établie hors Union européenne,…).

Certaines de ces entités Destinataires de vos Données à caractère personnel sont considérées comme assurant un niveau suffisant de protection des Données à caractère personnel parce qu’elles sont établies dans un pays dont la réglementation en matière de protection des Données à caractère personnel a été reconnue comme assurant un niveau de protection adéquat desdites Données (cf. décisions d’adéquation de la Commission européenne https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en).

Par ailleurs, si le pays de l’entité Destinataire de vos Données à caractère personnel n’offre pas un niveau adéquat de protection desdites Données, nous veillons à ce que les mesures appropriées de sécurité et de confidentialité soient prises afin de garantir le maintien de la protection de vos Données.

Aussi, dans ces hypothèses, vous êtes informé(e) que les transferts de vos Données à caractère personnel vers d’autres entités hors Union européenne sont encadrés par la mise en place de garanties appropriées telles que la conclusion, avec les Destinataires de ces Données, de clauses contractuelles conformes aux recommandations de la Commission européenne permettant de nous assurer que les garanties appropriées sont prises concernant la protection desdites Données.

Nous vous précisons par ailleurs que les transferts de Données à caractère personnel hors de l’Union européenne sont licites si (i) le transfert est nécessaire à l’exécution d’un contrat entre la Personne concernée et le Responsable du traitement ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande de la Personne concernée, si (ii) le transfert est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat conclu dans l’intérêt de la Personne concernée entre le Responsable du traitement et une autre personne physique ou morale, ou encore si (iii) la Personne concernée a donné son consentement explicite au transfert envisagé, après avoir été informée des risques que ce transfert pouvait comporter pour elle en raison de l’absence de décision d’adéquation et de garanties appropriées.

Une copie des documents de référence visés dans le présent paragraphe peut être obtenue (exempte de toutes informations commerciales considérées comme sensibles ou confidentielles ou couvertes par le secret des affaires), auprès du contact mentionné au paragraphe ci-dessus « Quels sont vos droits et comment les exercer ? ».

10. Quels sont les liens avec les sites tiers ?

10.1     Indépendamment de considérations propres au fonctionnement des cookies, nous vous précisons que nos supports digitaux sont susceptibles de fournir des liens vers des sites de tiers, y compris des sites de réseaux sociaux. Nous ne contrôlons pas l’activité de ces sites et les politiques qu’ils appliquent en matière de protection de vos Données à caractère personnel et de vos droits, et nous ne pouvons en avoir le contrôle. Nous vous invitons à examiner les garanties qu’offrent ces sites, avant toute interaction avec eux. A cet égard, votre attention est attirée sur le fait que la politique de protection des Données à caractère personnel de ces sites peut être différente de celle de la société et qu’il vous appartient d’en prendre connaissance.

10.2     Si vous postez des contenus divulguant vos Données à caractère personnel sur Internet, et notamment sur les réseaux sociaux, en ce incluant les pages des réseaux sociaux de la société, ces contenus peuvent être accessibles à tout internaute, et collectés ou exploités par des tiers, pour des finalités qui ne relèvent pas de notre responsabilité. En tout état de cause, la responsabilité de la société ne saurait être recherchée dans le cas où les Traitements de Données à caractère personnel mis en œuvre via l’un de ces sites tiers contreviendraient aux dispositions légales et réglementaires applicables.

11. Modification de la présente politique de confidentialité

11.1     La présente politique de confidentialité pourra faire l’objet de modifications à tout moment, lesquelles prendront effet à la date de publication de la mise à jour correspondante.

11.2     En effet, en cas de modification, la nouvelle politique de confidentialité sera mise en ligne sur le Site dans la rubrique dédiée. Par ailleurs, tous les formulaires de collecte de Données à caractère personnel figurant sur notre Site proposent un lien vers la présente politique.

11.3        Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

12. Gestion des cookies

12.1     Des cookies et autres traceurs ou technologies similaires peuvent être installés et/ou lus dans votre navigateur lors de votre visite sur le Site selon notre Politique de Cookies. Pour plus d’information sur la gestion des cookies, nous vous renvoyons vers notre Politique de Cookies dédiée.